1

2

3

4

5

 

Monitoring pracowników w firmie

Prowadząc duże przedsiębiorstwo każdy pracodawca ma pewne określone przepisami prawa możliwości kontrolowania pracowników. W przeciwieństwie do sytuacji, kiedy praca wykonywana jest na zamówienie i pracownik bywa rozliczany z jej efektów, jak na przykład w przypadku akordu inne stanowiska pracy mogą być objęte systemem monitoringu. Ponieważ pracodawca opłaca nie tylko pracę zatrudnianej osoby, ale również wykorzystywane narzędzia, energię elektryczną czy dzierżawę budynku, w którym funkcjonuje firma ma tez prawo sprawdzać, czy pracownik nie marnuje jego pieniędzy wykorzystując sprzęt do celów prywatnych. Dotyczy to na przykład wykorzystywania komputera do gier, albo prowadzenia prywatnych rozmów przez telefon. Monitoring to tylko jedna z form takiej kontroli, bowiem pracodawca może tez zlecić założenie różnych blokad na programy czy numery telefoniczne uniemożliwiając ich inne wykorzystanie niż do celów zawodowych. W przypadku stanowisk produkcyjnych monitoring może też służyć kontroli bezpieczeństwa. Systematyczne obserwowanie stanowiska przez kontrolera umożliwia natychmiastowa interwencję w przypadku zagrożenia dla pracownika albo wypadku. O monitorowaniu pracownik musi być powiadomiony podczas podpisywania umowy o pracę i musi wyrazić na niego zgodę. W przeciwnym razie umowa nie zostaje podpisana.

Promocyjna wizytówka w Internecie

Trudno dziś wyobrazić sobie przedsiębiorstwo, które nie posiada własnej strony internetowej. Zaistnienie w sieci bywa podstawowym warunkiem pokazania się i szansą na znalezienie klientów. Strona internetowa zastępuje popularne w przeszłości książki telefoniczne, a nawet katalogi firm, jakie wydawały firmy telekomunikacyjne. Obecnie największą siłą medialną jest przeglądarka i to właśnie do niej kierują pierwsze kroki osoby poszukujące określonej usługi czy produktu. Zakładając firmę warto pomyśleć właśnie o takiej formie przedstawienia się potencjalnym zainteresowanym. Tworzeniem profesjonalnych stron zajmują się wyspecjalizowane firmy usługowe, a ich ceny bywają bardzo różne zależnie od stopnia zaawansowania projektu i miejsca na serwerze. Profil dobrej witryny powinien przede wszystkim zawierać dane adresowe, opis oferty usługowej oraz przykładowy cennik, jeśli taki istnieje. Warto też zaprezentować swoje własne osiągnięcia. Producent może umieścić na stronie formowej galerię swoich produktów, usługodawca opisać osiągnięcia, dokonane realizacje. Doskonałym pomysłem na promocję jest też postaranie się o referencje od osób, które korzystały z usług. Dobre opinie potrafią zdziałać cuda zwłaszcza, jeśli pochodzą od znanych przedsiębiorstw, czy instytucji państwowych. Strona internetowa jest też dobrą metodą na bycie zapamiętanym.

Telefony w firmie

Każda firma zatrudniająca wielu pracowników jest wyposażona w sprzęt elektroniczny, w tym laptopy i telefony komórkowe. Ilość telefonów jest często tak duża, że stanowi spory majątek zakładowy, a sprzęt ten bywa przechodni zmieniając użytkownika. Odpowiednie zarządzanie telefonami pozwala na kontrolę, kto i w jakim okresie był odpowiedzialny za konkretny numer telefonu. Kontrola sprowadza się do systematyzowania zapisów numerów kart SIM, rodzajów telefonów i użytkowników. Zapisy obejmują też często dane dotyczące ilości rozmów, daty przyjęcia i zdania numeru. Informacje dostarczane w wyniku zarządzania telefonami w firmie są przydatne w sytuacjach, kiedy rozlicza się przeprowadzone rozmowy, albo konieczne są informacje na temat osoby odbywającej rozmowę w konkretnym dniu i czasie. Jest to doskonale sprawdzający się system pozwalający na gromadzenie uporządkowanej wiedzy dotyczącej tej kategorii sprzętu firmowego. System jest dostępny w wielu, mniej lub bardziej rozbudowanych wersjach. Głównym adresatem są przede wszystkim przedsiębiorstwa prowadzące szereg usług drogą infolinii, albo firmy z ośrodkami typu call center, gdzie każda rozmowa musi być zarejestrowana na taśmie, jako ewentualny dowód w przypadku zastrzeżeń ze strony klienta czy pracodawcy. Rozwiązania sieci telekomunikacyjnej w dzisiejszych czasach stanowią ważny aspekt funkcjonowania na rynku.

Problematyczny koszt uzyskania przychodu

Wypełnianie zeznania podatkowego zazwyczaj oznacza kontakt z dokumentem określanym, jako PIT-11, a przygotowywanym przez pracodawcę dla każdego pracownika. Jako przedsiębiorca każdy właściciel firmy musi taki dokument stworzyć w określonym terminie na początku roku kalendarzowego. Jedną z rubryk, jaka trzeba wypełnić jest koszt uzyskania przychodu, który zwłaszcza dla osób niewprawionych może stanowić termin enigmatyczny. Samo określenie wiele już mówi, co obejmuje ta kwota. W przybliżeniu można ją określić, jako wszystkie koszty związane z wykonaniem określonej pracy. Przykładowo, jeśli zlecenie obejmuje wydrukowanie książki, do kosztów uzyskania przychodu będzie zaliczone wszystko, co trzeba było zakupić lub opłacić, aby książka stała się faktem. Może to być opłacenie pisarza, który stworzy jej treść, albo koszt wykorzystania komputera, drukarki i wreszcie koszty papieru, farby drukarskiej, oprawy introligatorskie oraz opłacenie tych wszystkich usług. W efekcie im więcej kosztów uzyskania przychodu zostanie wykazane, tym mniejszy jest ostateczny dochód, od którego trzeba zapłacić podatek. Dla osób prowadzących firmowe korzystniejsze jest wykazanie jak najwyższych kosztów, ale każdy z wydatków musi być udokumentowany i przede wszystkim sensowny. Zakup ryzy papieru na kilkunastostronicową książkę raczej nie jest wiarygodny.

Umowa o dzieło czy zlecenie

Prowadząc przedsiębiorstwo usługowe nie trzeba koniecznie na stałe zatrudniać pracowników. Jeśli pracy i zleceń jest wiele można z powodzeniem zastosować taktykę wynajmowania na krótki okres osób, które za odpowiednią opłatą wykonają zadanie. Takie osoby zazwyczaj zatrudnia się na tzw. umowę o dzieło, albo umowę zlecenie. Pozornie dwie podobnie brzmiące nazwy różnią się jednak pewnymi aspektami, które trzeba znać, aby wiedzieć, jaki dokument przygotować i która opcja przyniesie więcej korzyści. Zarówno jedna jak i druga umowa dopuszczają wybranie przez podpisującego ją pracownika osoby trzeciej, która pracę wykona faktycznie. Oznacza to, że podpisując umowę o dzieło z krawcem na uszycie płaszcza nie ma pewności, że płaszcz uszyje właśnie ten krawiec, gdyż umowa dopuszcza możliwość zlecenia szycia uczniowi czy innemu współpracownikowi. W obu przypadkach też zleceniobiorca jest rozliczany z efektów pracy, czyli płacone ma za wyniki. W przeciwieństwie do standardowej umowy o pracę umowa o dzieło i zlecenie nie musi mieć wyznaczonego określonego terminu ukończenia pracy. Umieszczenie w umowie takiej informacji jest formą asekuracji, aby nie okazało się, że wynajęty pracownik przeciąga ją w nieskończoność. Umowy różnią się jedynie koniecznością opłacania składek ZUS obowiązkowych w przypadku umowy zlecenia z wyłączeniem studentów.

Niezbędny kalendarz podatnika

Posiadanie własnej firmy to nie tylko radość z działalności na swój rachunek, systematycznego przyczyniania się do własnych sukcesów, zarabiania pieniędzy bez pośredników i samodzielnego decydowania o wszystkim. Posiadanie firmy to również obowiązki, zwłaszcza wobec urzędu skarbowego i ZUS. Przepisy są bardzo rozbudowane, ale precyzyjne określają terminy wszelkich zobowiązań, jakie musi realizować przedsiębiorca uważany w sensie prawnym za podatnika. Tym, co powinno się znaleźć na pierwszej stronie teczki z dokumentami jest obowiązkowy kalendarz podatnika. Zawiera on zbiór wszystkich niezbędnych rozliczeń, opłacanych składek czy wysyłanych deklaracji, do jakich zobowiązany jest podatnik. Wiele terminów, jak na przykład roczne zeznanie podatkowe, czy wysyłanie deklaracji miesięcznej do ZUS-u, to terminy standardowe obowiązujące wszystkich, ale istnieje tez sporo takich, które dotyczą wybranych osób, rozliczających się na specjalnych zasadach, albo płacących składki dzierżawne. Pilnowanie terminów jest niezwykle ważne. Każde opóźnienie nawet niezawinione może skończyć się poważnymi konsekwencjami w postaci wysokich kar pieniężnych, a ze strony urzędu skarbowego nawet posądzeniem o popełnienie przestępstwa skarbowego. Każdy początkujący przedsiębiorca powinien bezwzględnie sporządzić taki kalendarz i pilnować wszystkich swoich obowiązków.

Księgowość samodzielna czy zlecona

Prowadzenie księgowości to obowiązek każdego posiadacza przedsiębiorstwa bez względu na to, czy jest to firma jednoosobowa czy wielki zakład produkcyjny zatrudniający kilkaset osób. Różnica sprowadza się do tego, ile dokumentów przechodzi przez księgi rachunkowe i na ile skomplikowany jest cały proces rozliczeń. Duży zakład zazwyczaj posiada swój własny dział księgowy, w którym wykwalifikowane pracownice prowadzą skrupulatnie całą dokumentację, natomiast w przypadku mniejszych firm, zakładów usługowych jednoosobowych pojawia się pytanie, czy lepiej prowadzić dokumentację samodzielnie, czy też zlecić ją wyspecjalizowanej jednostce. Każda z tych opcji ma swoje dobre i złe strony. Wynajęcie biura rachunkowego pozbawia właściciela problemu i ciągłego zastanawiania się, jak dokonywać wpisów, co księgować i w jakiej formie. Z drugiej strony obca osoba, która nie jest emocjonalnie związana z firmą nie musi wykazywać aż takiego entuzjazmu w kwestii staranności i pilnowania każdego niuansu. Efektem bywa pomijanie podczas rocznych rozliczeń różnych korzyści, które przedsiębiorca mógłby mieć, ale z powodu wizji dodatkowej pracy księgowa go nie poinformowała o takiej możliwości. Poza tym zlecanie rachunkowości oznacza kolejny obowiązek dostarczania dokumentów na bieżąco do biura księgowego oraz brak natychmiastowego dostępu do nich w razie konieczności.

Bezproblemowa rejestracja firmy

Zakładanie własnej firmy w dzisiejszych czasach nie należy do problematycznych. Urzędy maksymalnie uprościły wszelkie procedury, dzięki czemu nie ma już obowiązku odwiedzania wielu urzędów, a wszystkie kwestie załatwiane są za pośrednictwem jednego formularza. Osoby rozpoczynające działalność mogą mieć trochę problemów z ich wypełnieniem, ponieważ wymaga się podawania różnych adresów instytucji nadrzędnych czy kodów opisujących zakres działalności, jednak Internet jak zawsze przychodzi z pomocą. Ilość stron z poradami dla stawiających pierwsze kroki jest ogromna i chociaż często zawarte tam informacje bywają enigmatyczne, to zawsze można znaleźć inne źródło, albo zadać konkretne pytanie na forum. Założenie firmy wymaga w zasadzie tylko dwóch czynności. Jedną z nich jest wypełnienie wniosku CEIDG i podpisanie go osobiście w urzędzie, co zazwyczaj zabiera kilka minut. Drugą niezbędną czynnością jest rejestracja w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, gdzie należy comiesięcznie opłacać należne składki emerytalne i ubezpieczeniowe. Kiedy już przyszły przedsiębiorca posiada własną nazwę i odpowiednie nadane urzędowo numery zaczynają pojawiać się problemy. Ilość różnych przepisów, których trzeba przestrzegać, kalendarz przedsiębiorcy czy sposoby prowadzenia księgowości to często problemy bardzo trudne do zrozumienia i wymagające fachowej pomocy.

Zasady współpracy franchisingowej

Zakładając własną firmę niedoświadczony biznesmen może skorzystać z szansy, jaką daje mu istniejąca na rynku, sprawdzona i ugruntowana w swej pozycji firma czy sieć handlowo-usługowa. Współpraca taka opiera się na konkretnej umowie spisanej wg określonych zasad, dającej obu stronom określone korzyści. Franczyza to dość popularna obecnie forma współpracy, polegająca z jednej strony na udostępnianiu pomysłu na biznes wraz ze szczegółowym opracowaniem zasad postępowania, a ze strony franczyzobiorcy oczekuje się dokładnego realizowania wytycznych i podtrzymywania dobrej jakości marki. Zasady te spisane są w formie obszernego poradnika operacyjnego, zawierającego wszystkie przewidywalne problemy organizacyjne oraz tzw. know-how, czyli ogólny spis zasad dotyczących sprzedaży lub postępowania z daną marką. Franczyza to również udostępnienie znaku handlowego, pod którym będzie się rozwijał nowy biznes. Osoba podpisująca umowę zobowiązuje się przestrzegać wszelkich związanych z tym znakiem reguł, włączając w to sposób wystroju wnętrza, zasady obsługi klientów, nabór pracowników czy ich wygląd zewnętrzny. Franchising zapewnia w ramach umowy również opiekę szkoleniową, administracyjną i finansową. Strona pierwsza zapewnia wsparcie we wszystkich dziedzinach, związanych z promocją i dystrybucją swojego produktu, a także czuwa nad realizacją postanowień umowy.

Początki fakturowania w nowej firmie

Faktura VAT jest niezbędnym narzędziem każdego, kto prowadzi nawet niewielką gospodarczą działalność. Osoby mające problemy w początkowym okresie prowadzenia działalności z wystawianiem takich dokumentów mogą w sieci znaleźć jej szablon, który zawiera z reguły określone elementy, jednak jego ogólny wygląd może się różnić i to nawet dość znacznie. Stworzenie odpowiedniego szablonu jest dla początkującego biznesmena z reguły trudne. Dokładne prowadzenie rozliczeń finansowych, to warunek sprawnego funkcjonowania firmy i uniknięcia kłopotów z instytucjami finansowymi w przyszłości. Inspirację w tworzeniu szablonów faktur można czerpać z internetowych portali finansowych, gdzie często też dostępny jest już gotowy, niekiedy nawet bezpłatny program do faktur, będący swoistym wzorem, a zarazem doskonałym przygotowaniem do samodzielnego tworzenia tego typu formularzy. Po wstępnej rejestracji nie trzeba nawet samodzielnie tworzyć szablonu, gdyż można skorzystać z automatycznego wzorca interaktywnego. Jest to dość istotne udogodnienie dla dopiero startujących przedsiębiorców, dla których pomoc fachowców okazuje się zazwyczaj bezcenna. W ofercie takich firm znajdują się wszystkie rodzaje faktur, w tym takie, jak faktura proforma, wewnętrzna, zaliczkowa czy vatowska, a nawet instrukcje, jak dokonać ewentualnej korekty.